注文ー注文請書や出来高報告書など
一括導入で改善メリットを実感

㈱近藤組 グループ調達室購買課 主任 古澤 剛氏	㈱近藤組 グループ総務部 経理・システム課 稲垣 正逸氏

 

　毎月の請求書検収作業では、社員6名が約５日間にわたって入力作業、チェック作業を行ってきた。この作業を業務の電子化によって効率化することができれば、会社にとっても大きなメリットがあるはず……。こうした思惑のもとに、愛知県刈谷市に本拠を置く㈱近藤組で大掛かりな導入計画がスタートした。

 

　注文・検収業務の電子化による最大限の効果を得るために、注文-注文請書だけではなく、請求受付業務まで範囲を広げた検討を開始したのは数年前のこと。調達室長の指示のもとで「発注・請求書関係の電子化案」をまとめ、業務改善を行うこととなった。導入計画を立案するに当たっては、各方法を検討し、その中でCI-NETは注文・注文請書だけでなく、出来高報告による請求書受付まで可能であり、同社の電子化案にも合致していたため、正式に導入する運びとなった。
　「当初より注文・注文請書、請求書を一体として考えていました。分割導入する方法もありましたが、改善のメリットが半減するという理由で、一括での導入を目指したのです」（古澤主任）

　CI-NET導入における直接的効果は、「事務処理の簡略化」と「経費の節減」。間接的効果としては、CI-NET導入を機に全社的に電子商取引のシステム化が図られたことだ。具体的な導入の効果として、注文・注文請書の郵送費用の低減や注文請書の未到着が皆無になり、契約業務の迅速化が図れた。注文請書を保管する必要もないため、整理業務の省略もできた。また、同社では、注文・注文請書と共に自社への請求書も作成しているが、協力業者が出来高報告を行うことにより、協力業者が請求書を紛失することもなくなった。
　発注業務からの導入のため、メールでの見積書送信の依頼や、出来高報告での外注分、資材分の入力方法の要請など、協力業者との試行運用で発生した問題点の改善を４カ月間で８回程実施し、その都度「運用注意事項」として通知。また、協力業者の業務負担が分かりにくいといった声もあったため、アンケート調査を行い、一方通行にならない業務改善を心がけたという。
　「社内でスムーズな運用を目指して、書類の流れなどの変更を最小限に留めました。そのため出来高報告を印刷し、請求確認書として現場担当者への回覧を行うようにしました。さらに社内の現場担当者全員を集め、業務の変更点の説明会も実施して社内の理解度を高めました」（稲垣氏）
　CI-NETの今後の展開については、見積処理の導入を進めたい。また今回は外注50万円以上、資材10万円以上の発注物件が対象だったため、今後は全ての取り引きをCI-NET化していく意向だ。